Graficul de clasificare este un instrument fundamental în arhive, întrucât servește ca bază pentru realizarea restului sarcinilor arhivistice: descriere, evaluare, recuperare, diseminare etc.

este

Îl putem defini ca un index de clasificare bazat pe serii documentare ale companiei sau organizației noastre.

Tabelul de clasificare reflectă, într-un mod ierarhic și logic, funcțiile și activitățile companiei noastre. Conține toate seriile documentare create și gestionate de organizația noastră, indiferent de suportul lor (fotografic, pe hârtie, electronic etc.) și de cronologia acestora.

Care este un serii documentare? Putem spune că o serie documentară este rezultatul desfășurării aceleiași activități pe o anumită perioadă de timp, adică sunt documente cu același format care sunt generate cronologic.

De exemplu, documentele au apărut la angajarea lucrătorilor din seria „dosare de personal”. Alte exemple de serii documentare sunt: ​​facturile clienților, facturile furnizorilor, procesele verbale ale consiliului, conturile anuale, cărțile contabile, proiectele, salarizarea etc. Unele serii documentare sunt generate în toate companiile, iar altele nu, deoarece acestea depind de activitățile desfășurate.

Graficul de clasificare face căutarea mai ușoară, la fel de este o clasificare unică care include toate documentele companiei, ceea ce evită duplicările și deconectările la consultarea istoricului companiei și în timpul recuperării informațiilor. De asemenea permite cunoașterea contextului în care este creată o serie și a relației acesteia cu alte serii.

În graficul de clasificare toate seriile documentare sunt codificate și organizate ierarhic în categorii, variind de la general la specific. Această codificare poate fi alfabetică, numerică sau alfanumerică și trebuie să fie exclusivă pentru fiecare nivel al tabelului nostru.

În plus, acest cod trebuie să furnizeze el însuși informații despre categorie și serie. În acest fel, controlul și recuperarea documentelor sunt facilitate, utilizând un criteriu unic și fără ambiguități.

TIPOLOGIA TABELELOR DE CLASIFICARE

Există mai multe tipuri de diagrame de clasificare:

  • Organice: reflectă structura organizatorică a organizației, reproducerea serviciilor, secțiunilor, unităților administrative, departamentelor sau birourilor sale.
  • Funcțional: se bazează pe analiza funcțiile sau activitățile companiei, Nu trebuie să coincidă cu structura sa organică, deoarece un departament poate desfășura mai multe activități. Acesta este de obicei cel mai eficient tip, deoarece este mai flexibil și mai stabil decât cel organic, deoarece susține mai bine schimbările care pot apărea în traiectoria și organizarea internă a unei companii sau instituții.
  • Organico-funcționale: sunt cele mai frecvente și așa cum indică numele lor sunt un amestec între sistemele organice și funcționale. În acest tip de picturi, cele mai generale categorii sunt organele sau subiectele producătoare, iar seria documentară atârnă de ele.
  • Pe subiecte: reflectă conținut sau subiect a documentelor.

Atunci când alegem un sistem sau altul, trebuie să îl alegem pe cel care se potrivește cel mai bine companiei noastre. Pentru aceasta, este necesar să se ia în considerare elemente precum stabilitatea, obiectivitatea și natura documentelor și a proceselor administrative.

O ierarhie mai mare sau mai mică, adică existența a mai mult sau mai puține niveluri și subnivele, va depinde de nevoile noastre.

Tabelul de clasificare ar trebui să fie un instrument documentar flexibil, deschis schimbărilor.

Aici sunt câteva exemple a tabelelor de clasificare pe care le puteți consulta pe Internet:

CARACTERISTICILE TABELELOR DE CLASIFICARE

Pentru a fi eficient, o diagramă de clasificare trebuie să îndeplinească următoarele caracteristici:

  • Trebuie să colecteze toate seriile documentare generate de companie, indiferent de cronologia și suportul acestora.
  • Clasificarea trebuie să fie simplă, să fie utilizată de către toți angajații companiei.
  • Trebuie să fie eficient, într-un mod care să garanteze și să faciliteze recuperarea informațiilor.
  • Trebuie să fie flexibil. Aceasta înseamnă că trebuie să permită încorporarea de noi serii documentare și să se adapteze la posibilele schimbări în organizarea internă și activitățile companiei, fără a fi necesară modificarea întregului tabel.
  • Au puține subdiviziuni, deoarece supra-clasificarea crește confuzia, clasificarea greșită și frustrarea în rândul utilizatorilor.
  • Încercați să nu includeți o secțiune „Diverse”, deoarece acest lucru face dificilă recuperarea ulterioară.
  • Stabiliți un sistem de codificare care să identifice diferitele clase sau categorii și seria documentară. O astfel de codificare ar trebui să fie suficientă pentru a furniza informații despre documente. Acest cod poate fi numeric, alfabetic sau mixt.

titlul fiecărei secțiuni sau subsecțiuni trebuie sa:

  • Fii reprezentativ pentru sistemul de clasificare aplicat documentelor.
  • Oglindați conținutul documentelor pe care le grupați.
  • Fiți alcătuit din cuvinte care au un caracter informativ.
  • Fii scurt.
  • Fii exclusiv, astfel încât același titlu să nu fie utilizat în două secțiuni sau subsecțiuni diferite.

CUM SE CREEAZĂ O TABELĂ DE CLASIFICARE?

Trebuie să fim conștienți de faptul că această sarcină ne va necesita multe ore de muncă, dar nu trebuie să fim descurajați, deoarece rezultatul merită. Această lucrare ne va ajuta să identificăm seria documentară a companiei noastre și o putem folosi ca bază pentru a realiza o bună organizare și întreținere a documentației noastre.

După cum am comentat deja, dezvoltarea unui grafic de clasificare necesită o înțelegere foarte bună a organizației, activităților și funcțiilor ale companiei sau instituției. Pentru aceasta vom folosi organigrama companiei, procedurile sale de lucru, interviuri directe cu toți membrii organizației, bibliografie, legislație etc.

Pașii de urmat:

  1. Identificați departamentele sau birourile care alcătuiesc organizația noastră. Pentru aceasta putem consulta organigrama companiei, unde se reflectă structura ierarhică a acesteia și relațiile din cadrul acesteia.
  2. Cunoașteți funcțiile și activitățile fiecăruia dintre departamente. Analiza funcțiilor va permite cunoașterea diferitelor activități desfășurate de-a lungul timpului, care se reflectă în scris, dând naștere seriei documentare. Pentru stabilirea funcțiilor vom studia documentele și organizarea companiei. Standardul internațional ISDF este un instrument bun pentru a descrie aceste funcții.
  3. Identificați seria documentară pe care fiecare departament o generează și/sau le gestionează și descrieți-le pentru a cunoaște în detaliu cine le administrează, dacă sunt fișiere, din ce tip de documente sunt compuse și orice alte date de interes care ne ajută să cunoaștem și să definim lor.
  4. Alegeți tipul graficului de clasificare pe care urmează să îl dezvoltăm: organic, funcțional sau mixt.
  5. Alegeți tipul de codificare: numeric, alfabetic sau mixt.
  6. Treceți la treabă și creați clasamentul.

niste recomandări important:

  • Titlurile tabelului nostru trebuie să fie reprezentative și să furnizeze singuri informații despre documentația la care se referă.
  • Mai bine nu repetați titluri, chiar dacă se află în diferite categorii, pentru a evita confuzia la clasificarea și preluarea documentelor.
  • Nu este recomandabil să includeți secțiuni din „Diverse”, din moment ce ajung să fie folosite ca saci unde se duc toate documentele, nu se știe în ce epigraf să se clasifice, fapt care împiedică foarte mult recuperarea lor ulterioară.

După cum puteți vedea, este necesar să fiți exhaustivi și să aveți răbdare atunci când colectați informații despre documentația generată de activitățile companiei noastre. Pentru aceasta, este esențial să avem colaborarea tuturor lucrătorilor.

Am făcut o infografic care rezumă tot ceea ce este expus în această postare. O puteți consulta în următorul link Infografie: Ce este un tabel de clasificare și cum să o faceți?

Sper că această postare a fost interesantă și utilă pentru dvs. Compania dvs. are deja o diagramă de clasificare?