Modul în care multe companii generează venituri este realizarea de misiuni sau proiecte. Pentru aceste companii, trimiterea unei oferte comerciale (ofertă) este modalitatea de a răspunde la o cerere a unui potențial client sau de a atrage atenția unei piețe potențiale asupra activității lor. La pregătirea unui buget scris, trebuie luate în considerare anumite cerințe, deoarece acest document este cel care stabilește relația comercială dintre client și firma furnizorului de servicii.

trebuie

Decizia pentru sau împotriva ofertei prezentate depinde de obicei de relația dintre beneficiu și preț, dar compania își poate îmbunătăți considerabil poziția inițială ținând cont de următoarele sfaturi privind conținutul, structurarea părților care îl alcătuiesc și scrierea conceptului în sine. Și este că un buget precis și bine structurat denotă profesionalism și crește șansele ca clientul să accepte pachetul de beneficii oferit.

  1. De ce este atât de important să prezentăm o ofertă impecabilă?
  2. Înainte de a face un buget: cunoașteți nevoile clientului
  3. Cum să faci un buget pas cu pas
    1. Structura și părțile unui buget
    2. Cum se scrie un buget
    3. Ce nu poate lipsi într-o ofertă comercială?
  4. Cum se face un buget: listă de verificare
  5. Trimiteți oferta și așteptați decizia clientului

De ce este atât de important să prezentăm o ofertă impecabilă?

Bugetarea este legată de vânzări și achiziționarea clienților, motiv pentru care face parte din viața de zi cu zi a unui număr mare de companii, inclusiv a lucrătorilor independenți și a profesioniștilor independenți. În acest fel, în cele din urmă, intrarea în Comenzi și de sursa de venit. Aceasta implică necesitatea de a aborda această problemă cât mai profesional posibil.

Trimiteți o ofertă comercială scris Este o modalitate de asigurare legală, deoarece, spre deosebire de ceea ce se întâmplă într-un acord oral, ambele părți pot recurge întotdeauna la ceea ce se stabilește pe hârtie. Acest acord scris cu care este prezentată oferta și compensația preconizată trebuie să includă toate datele, beneficiile și costurile relevante pentru proiectsau tranzacția, întrucât o ofertă servește și ca baza pentru factura finală și pentru contract între client și vânzător. Acest contract este închis atunci când un client acceptă oferta în timpul alocat pentru aceasta, plasează o comandă și compania prezintă o confirmare a comenzii.

Acceptarea unei oferte de către client este punct de vedere juridic și, dacă este stabilit în scris, constituie un document la care ambele părți se pot referi în orice moment. Doar în câteva excepții, așa cum s-ar putea întâmpla dacă clientul o acceptă după termenul limită, dacă plasează o comandă care iese în afara pactului convenit sau pentru că folosește dreptul de revocare, o ofertă își pierde valabilitatea legală. Acest lucru face convenabil examinarea cu atenție a versiunii finale a textului, în special în ceea ce privește prețul final sau în ceea ce privește volumul sau data de livrare.

Chiar și așa, este posibil să se includă în scris unele clauza de scutire declararea anumitor componente ca neobligatorii, de ex. De exemplu, cu expresii precum „fără obligație”, „preț sub rezerva variațiilor” sau „până la epuizarea stocurilor”, deși este adevărat că au declarat unele instanțeaceste clauze exonerative sunt nevalide în anumite contexte. În consecință, este recomandabil să le utilizați numai dacă este strict necesar.

Microsoft 365 cu IONOS

Cele mai recente versiuni ale aplicațiilor Office preferate, cum ar fi Word, Excel, PowerPoint și multe altele de pe orice dispozitiv.

Înainte de a face un buget: cunoașteți nevoile clientului

Atunci când intenționați să prezentați o ofertă, este necesar să discutați anterior cu potențialul client cunoaște-ți nevoile prima mână. Adesea, este mult mai eficient să conveniți asupra termenilor ofertei pe cale orală decât în ​​scris, întrucât o simplă conversație facilitează înțelegerea dorințelor clientului. Pentru a face acest lucru, poate fi util să aruncați o privire asupra călătoriei clienților de până acum.

Discutând oral detaliile ofertei cu un potențial client într-un fel despre încheierea contractului, deoarece acesta dezvăluie interesul real al clientului față de ofertă. Pentru a-și crește valoarea în ochii clientului și, astfel, și a opțiunilor de a primi o comandă, este recomandabil să discutați cât mai multe detalii cu privire la dorințele și scopurile dvs. Ce beneficii are clientul din ofertă? Ce produs sau ce serviciu este cel mai potrivit pentru nevoile dumneavoastră? Condițiile cumpărătorului joacă, de asemenea, un rol determinant. Este convenabil să știți care este marja dvs. financiară și de timp pentru ofertă, deoarece numai atunci este posibil să prezentați un buget restrâns și atractiv în care să convingeți interlocutorul cu argumente solide că acceptarea acestei oferte este decizia corectă.

Cum să faci un buget pas cu pas

Odată ce termenii și detaliile ofertei au fost convenite, atunci poate fi util să faceți un rezumat în care acestea să fie reflectate toate aspectele relevante ale angajamentului și care, în același timp, servește drept suport pentru a structura documentul într-un mod coerent. Aceste întrebări pot servi drept ghid:

  • Pentru ce are nevoie clientul de marfa sau serviciu? Ce obiective urmărește cu angajarea ta?
  • Care dintre avantajcare debifează compania din concurs pot fi prezentate clientului?
  • În timpul ce interval de timp clientul poate folosi sau accepta un produs sau serviciu?
  • Este aspectul costuri adiționale?
  • ¿Cum ar trebui facturat: cu o sumă totală, pe ore sau în funcție de realizarea anumitor obiective în timpul proiectului?

Odată ce avem un proiect inițial în care am răspuns la câteva întrebări cheie, putem începe cu redactarea bugetului în sine.

Structura și părțile unui buget

În primul rând, este vorba de fixarea structurii formale a scrierii. În fruntea unei oferte comerciale se află sigla corporativă, care este plasată într-un loc preeminent întrucât, ca parte a designului corporativ general, acesta constituie semn vizibil al companiei.

Un buget trebuie să includă formalități tipic oricărui document comercial. În primul rând, sunt detaliate detaliile companiei sau ale furnizorului de servicii: numele sau numele companiei, NIF sau CIF, adresa fiscală și alte informații de contact (telefon, e-mail). Apoi, datele clientului, NIF și adresa. Este important să indicați numărul și data estimării, data livrării, numărul clientului și persoana de contact din companie. Data și locul în care este scris bugetul sunt, de asemenea, importante.

La calificare Obiectul bugetului trebuie numit cu precizie. Un buget este scrisoarea de prezentare a oricărui profesionist care oferă un serviciu sau oferă o marfă, deci este convenabil să oferiți o impresie de profesionalism și capacitate. Când scrieți conceptul, acest lucru înseamnă să fiți cel mai mult concis posibil și structurați textul în paragrafe scurte (nu mai mult de patru rânduri). Aici sunt descrise serviciile oferite clientului și listă beneficiile și datele convenite, detaliind unitățile fiecărui element care alcătuiesc conceptul, orele de lucru, materialele utilizate etc. și prețurile acestora, pe unitate, pe grupe de unități și în total.

Pentru a permite clientului să-și facă o idee mai clară despre ofertă prețul total este defalcat în preț fără taxe, dar trebuie menționat și ce taxe se aplică și costurile de expediere, dacă există. Este convenabil să stabiliți un termen pentru acceptarea bugetului, astfel încât Perioada de valabilitate a condițiilor descrise.

În mod ideal, bugetul ar trebui să aibă o lungime de O pagina, Dar nu este întotdeauna posibil. În aceste cazuri a document suplimentar în care sunt clarificate mai multe detalii despre ofertă.

Cum se scrie un buget

Este obișnuit să se introducă textul care descrie avantaj cine are oferta pentru client pentru a-l convinge că comanda este în cele mai bune mâini posibile. Încercați să găsiți cel puțin unul aspect care diferențiază oferta ta de toate celelalte. În cazul bunurilor corporale, se poate pune accent pe valoarea materialelor și modul în care acestea sunt prelucrate sau pe posibilitatea realizării lor personalizate. Dacă este vorba despre servicii, este întotdeauna posibil să se evidențieze gestionarea extraordinară a proiectului de către furnizor sau disponibilitatea totală a serviciului pentru clienți.

Daca ai referințe sau opinii ale clienților care confirmă calitatea serviciului oferit pot fi incluse în text, însoțite de numele companiei sau ale persoanei și de poziția acestora în aceasta, dar trebuie evitată tentația de a lăuda propriile virtuți în mod disproporționat. Funcția acestor exemple este de a arăta viitorului dvs. client că alții au beneficiat deja de know-how-ul dvs.

Trebuie să selectați argumente puternice să ne convingem interlocutorul de beneficiile ofertei. Pentru a face acest lucru, trebuie să ne oprim la nevoile personale ale clientului, evitând căderea într-un limbaj specializat, deoarece textul trebuie să fie ușor de înțeles în orice moment. Repetițiile sunt, de asemenea, un obstacol în calea înțelegerii, precum și prelungirea inutilă a textului și oferind o impresie de competență sau dedicație redusă.

Ce nu poate lipsi într-o ofertă comercială?

După cum am spus, un buget este ca o scrisoare de intenție, în special pentru lucrătorii care desfășoară activități independente, care împreună cu acesta trebuie să se arate ca fiind cei mai potriviți pentru a-și îndeplini un loc de muncă. Pentru a da impresia de profesionalism, există anumite elemente care trebuie incluse exact:

În timp ce dezvoltarea unui buget bine informat necesită ceva timp, efortul merită. Deoarece în mod formal și structural ofertele urmează o schemă similară, acest document poate fi folosit din nou ca șablon pentru alte oferte viitoare. Lucrătorii companiei au astfel un eșantion de buget care conține tot ceea ce este necesar în formă și conținut, care ar trebui să fie personalizat doar pentru fiecare caz particular. O altă opțiune, cu care economisiți timp și muncă, este să mergeți pe web și să descărcați unul dintre numeroasele șabloane disponibile. Ghidul nostru oferă, de asemenea, un eșantion de buget pe care îl puteți Descarcă gratis atât pentru MS Word, cât și pentru Excel.

Cum se face un buget: listă de verificare

Deși o ofertă comercială trebuie menținută la o lizibilitate rezonabilă, există anumite aspecte obligatorii ale formei și conținutului care trebuie luate în considerare. Aici vom rezuma cele mai importante din această listă de sarcini pe care le puteți folosi ca ghid:

  • Aflați cât mai larg posibil despre dorințe și condiții a clientului.
  • Evidențiați beneficiile ofertei dvs. și avantajele serviciului dvs. în ceea ce privește concurența.
  • Textul unei oferte comerciale ar trebui să fie ușor de înțeles Da nu prea mult, deși fără a subestima aspectele centrale.
  • Folosește o voce vocală personală pentru a vă viza potențialul client.
  • Indicați prețul ofertei cu și fără TVA.
  • Stabilește o limita pentru acceptarea ofertei.
  • Examinați cu atenție toate informațiile, toate aluziile și toate datele pe care le oferiți despre companie și beneficiile care sunt prezentate în ofertă pentru a evita erorile dramatice.

Trimiteți oferta și așteptați decizia clientului

Când prezentați o propunere comercială, trebuie să aveți timpul de pregătire necesar pentru a face un buget, timp care influențează viteza mai mare sau mai mică cu care reacționați la solicitarea clientului. Cu cât răspunsul la cererea dvs. este mai rapid, cu atât aveți mai multe opțiuni pentru a obține aprobarea. Trimiteți o ofertă clientului în termen de 24 de ore poate însemna diferența dintre a fi acceptat sau respins.

Odată ce bugetul este trimis, clientului i se oferă un termen rezonabil pentru ca tu să iei în considerare și să iei decizia. Dacă după această perioadă nu se primește niciun răspuns, ar fi indicat să reluați contactul. Care ar fi termenul corespunzător fără să pară disperat? În general, depinde de comandă, dar merită o perioadă de una până la două săptămâni ca orientare.

Dacă clientul respinge oferta, este încă posibil afla motivele, deoarece alături de cele economice, care sunt cele mai frecvente, există și alți factori care ar fi putut juca un rol. Cu toate acestea, interlocutorul nu va dori întotdeauna să aibă încredere în motivul pentru care a optat pentru o altă ofertă, așa că poate ar putea fi o opțiune de a lăsa un expert independent să revizuiască oferta, pentru a găsi acele aspecte care ar putea fi îmbunătățite în vederea proiectelor viitoare.

Vă rugăm să luați în considerare notificarea legală legată de acest articol.