Există multe și variate sarcini pe care un organizator de evenimente trebuie să le îndeplinească în fiecare zi. În acest articol vrem să le detaliem pe toate, astfel încât să fie mult mai clar ce face un organizator de evenimente în timpul zilei lor de lucru. Începem?

Index de conținut

Ce este organizarea evenimentelor?

Definiția Wikipedia vorbește despre dezvoltarea diferitelor strategii (proiectare, planificare și producție) pentru a organiza o întâlnire care poate avea sau nu un scop specific.

În Euroforum mergem mai departe, deoarece credem că evenimentul este vehiculul către obiectivul sau scopul care trebuie atins și nu scopul în sine. Pe scurt, credem că organizarea evenimentelor se referă la setul de acțiuni care sunt planificate și dezvoltate pentru ca, prin celebrarea unui eveniment, să se realizeze un obiectiv specific.

Veți vedea mult mai clar cu acest exemplu. Într-un eveniment de lansare a unui nou produs, scopul final este de a face publicitate produsului și de a spori rezervările acestuia, nu de a organiza evenimentul. Evenimentul este doar o acțiune pentru a atinge un obiectiv final .

Ce face un planificator de evenimente?

Bine, știi în ce constă organizarea evenimentelor. Dar, în termeni practici, știți ce face un organizator de evenimente? Nu face? Ei bine, hai să o analizăm. Primul lucru pe care ar trebui să-l știți este că a planificator de evenimente Poate fi numit și coordonator de evenimente, planificator de evenimente sau planificator de evenimente, dar toți îndeplinesc aceleași funcții.

Acest profil este cel însărcinat cu proiectarea, planificarea, producerea și analiza procesului complet al oricărui tip de eveniment. Persoana care se ocupă de definirea fiecărei acțiuni care urmează să fie realizată pentru a atinge obiectivul propus, astfel că de obicei au o echipă specializată în fiecare subiect pentru a delega cele mai specifice acțiuni, iar organizatorul evenimentului își asumă un rol mai strategic. Planificatorul de evenimente este ca un dirijor care sincronizează fiecare grup de instrumente pentru a obține simfonia perfectă.

Funcțiile unui organizator de evenimente

Putem împărți funcțiile unui organizator de evenimente în funcție de faza procesului general:

Caracteristici de proiectare a evenimentelor:

  • Definiți obiectivul de urmărit
  • Definiți publicul țintă pe care îl vizați
  • Definiți nevoile corporative pentru eveniment
  • Definiți posibilele nevoi ale publicului pentru eveniment
  • Definiți echipa de lucru care va fi implicată în eveniment
  • Estimarea resurselor necesare

  • Selectați datele evenimentului
  • Definiți numărul de participanți
  • Selectați locul
  • Faceți programul evenimentului
  • Definiți un plan de comunicare și marketing pentru eveniment (ar trebui să includă colectarea de feedback după celebrare)
  • Contactați și încheiați acorduri cu furnizorii de resurse necesare
  • Stabiliți și aprobați un buget final
  • Definiți rolurile și sarcinile fiecărui membru al echipei de lucru, precum și pe cele ale furnizorilor

Funcții de producție a evenimentelor:

  • Angajarea de spații, profesioniști și alte resurse necesare
  • Supravegheați asamblarea echipamentelor tehnice și a materialelor care vor fi utilizate în cadrul evenimentului
  • Controlați cursul evenimentului și asigurați-vă buna funcționare
  • Rezolvați posibilele evenimente neprevăzute care pot apărea în timpul evenimentului
  • Coordonează diferitele echipe de lucru în timpul evenimentului
  • Supravegheați demontarea echipamentelor tehnice și a altor materiale

  • Primiți și clasificați informații despre performanța evenimentului
  • Evaluează rezultatele obținute în cadrul evenimentului
  • Faceți o propunere de îmbunătățiri pentru evenimente viitoare

Deși figura organizatorului evenimentului este de neînlocuit, trebuie să știți că cheia pentru ca evenimentul dvs. să fie un succes este să aveți o echipă multidisciplinară cu experiența adecvată în fiecare subiect pe care se va lucra în timpul organizării evenimentului. De fapt, este foarte obișnuit ca o companie să aloce profilul organizatorului de evenimente unui membru al personalului său, dar să încredințeze toate proiectarea, planificarea, producția și analiza unei echipe externe.

postări asemănatoare

funcțiile

Prânzul sau cina de Crăciun a devenit, în majoritatea companiilor, ...

Conținutul de marcă este un concept care a fost auzit mult de ceva timp ...

Experiența noastră ca integratori de formare și dezvoltare personalizată a managementului ne permite să oferim ...