definitiv

Procesul de îmbarcare (sau inducerea personalului) a devenit una dintre cele mai importante priorități pentru profesioniștii în resurse umane.

Companiile au realizat că noii angajați nu pot fi lăsați în voia lor și că este necesar să le pregătiți sosirea astfel încât să înțeleagă funcționarea companiei, Cunoașteți-vă colegii și familiarizați-vă cu locul de muncă. Obiectivul este clar: ca noii veniți să se simtă confortabil în primele zile, să poată începe să fie productivi cât mai curând posibil și să decidă să rămână cu compania.

Potrivit cercetărilor Grupului Brandon Hall, un bun proces de îmbarcare îmbunătățește rata de păstrare a noilor angajați cu 82% și productivitatea acestora cu mai mult de 70%. Aceasta înseamnă că ar trebui să luați foarte în serios inducerea personalului, să îi dedicați toate resursele la îndemână și să proiectați un proces bine definit de la început până la sfârșit.

În acest ghid vă spunem tot ce trebuie să știți pentru a face acest lucru cu succes.

Procesul de integrare în patru pași

Dacă aveți de gând să luați în serios procesul de integrare, trebuie să îl planificați în diferite etape. Este important să concepeți un plan cuprinzător care să știe cum să dozeze informațiile și care să ia în considerare diferitele momente în care se află noii veniți. Toate etapele sunt importante, deci asigurați-vă că niciunul dintre noii angajați nu se pierde pe parcurs.

1. Înainte de îmbarcare: pre-îmbarcare

Înainte chiar de a face o ofertă de muncă, este important să comunicați funcționarea și valorile companiei pe tot parcursul procesului de recrutare și angajare a angajaților. Multe dintre lucrurile care vor fi spuse în procesul de integrare ar trebui anticipate deja în timpul interviurilor. Care este cultura companiei? Cine va fi managerul tău? Care sunt orele și regulile de zi cu zi? Partajarea tuturor acestor informații vă va ajuta pe dvs. și candidatul însuși să evaluați dacă sunteți pregătiți unul pentru celălalt. Dacă faceți acest lucru, procesul de integrare va fi început deja cu piciorul drept.

În cadrul pre-integrării, o altă etapă importantă este cea care trece între acceptarea ofertei de locuri de muncă și sosirea angajatului la birou. De obicei este un moment în care muncitorul are un mare entuziasm și dorință de a începe, dar și multe îndoieli cu privire la cum va fi cu adevărat noul său loc de muncă. În această etapă, este important să mențineți o comunicare fluidă cu noii angajați, să anticipați în ce va consta integrarea și să efectuați toate documentele posibile. Compania de tehnologie Twitter, de exemplu, pune un accent deosebit pe această perioadă, pe care o numește „Da la birou” (de la „da” la ofertă până la sosirea lor la „biroul” postului).

Având în vedere aceste lucruri, iată cinci sfaturi practice pentru a vă ajuta înainte de bord:

1. Aveți grijă de secțiunea „oportunități de muncă”. Dacă doriți să economisiți timp, asigurați-vă că toți candidații la post sunt conștienți de funcționarea generală a companiei, valorile și cultura acesteia. Faceți acest lucru în mod vizibil pe site-ul web „oportunități de muncă”, evidențiind informații unice, practice și reale despre compania dumneavoastră.

2. Nu uitați de ofertele de muncă. Companiile pierd adesea oportunitatea de a include o descriere consecventă și motivantă a companiei lor în ofertele de locuri de muncă. Cu toate acestea, acest spațiu este foarte important pentru pre-onboarding: utilizați-l pentru a transmite cultura de afaceri și cele mai relevante informații ale organizației dvs. Faceți același lucru în interviurile de angajare și întrebați candidații dacă se vor simți confortabil într-o companie de aceste caracteristici.

3. Fii personal. Între perioada de acceptare a ofertei de muncă și până la sosirea lor în companie, asigurați-vă că le trimiteți un mesaj personalizat și prietenos. Fă-i să se simtă ca acasă. Arătați-le că sunteți fericiți că vor face parte din organizația dvs.

4. Termină documentele. Înainte de prima lor zi de lucru, profitați de ocazie pentru a trimite toată documentația pe care noii angajați trebuie să o citească și să o semneze. Aceasta include documente legale (contract de muncă, clauze de confidențialitate sau de competență, model fiscal, etc ...), dar și manualul de bun venit, videoclipuri sau prezentări de bază despre companie. În acest fel, puteți avansa munca, menținând în același timp comunicarea cu ei.

5. Pregătește-ți prima zi. Explicați-le în detaliu cum va fi prima lor zi și ce trebuie să facă înainte de a se raporta la noul lor loc de muncă.

2. Procesul de îmbarcare: prima zi de lucru

Prima zi a unui angajat ar trebui să fie magică. Trebuie să ai grijă de toate detaliile pentru a obține o impresie bună și pentru a motiva și entuziasma noii veniți. Pe lângă acoperirea tuturor nevoilor voastre practice și logistice, este important să aveți grijă de aspectul uman. Obiectivul ar trebui să fie acela că, la întrebarea cum a trecut prima zi, angajatul răspunde cu un zâmbet de la ureche la ureche. Acesta va fi cel mai bun simptom al unui muncitor entuziasmat care dorește să înceapă și să continue în compania dumneavoastră.

Pentru a realiza acest lucru, iată 8 sfaturi care sunt urmate în cele mai bune procese de integrare:

1. Logistica. Faceți clar pentru noii angajați ce trebuie să poarte în prima zi. Nu uitați să setați un loc exact, o oră și o persoană de contact.

2. Selectați o gazdă (în engleză, gazdă) care poate ghida informal noul venit. În prima zi, ar trebui să fie cineva din același departament. Angajații noi pot începe astfel să-și extindă cercul social și să înțeleagă mai bine modul de lucru al companiei.

3. Intalnire cu managerul tau. Este important ca angajații noi să se întâlnească cu managerul lor direct în prima zi. De multe ori, poate fi chiar primul lucru pe care îl fac atunci când ajung la birou. Este o modalitate de a acorda importanță încorporării lor și mai ales de a începe să vorbești despre obiective, responsabilități și așteptări. Nu este nimic mai rău decât o primă zi în care angajații noi nu pot vorbi cu șeful echipei lor.

4. IT. Asigurați-vă că toate lucrurile legate de echipamentele informatice sunt operaționale înainte de prima zi. Aceasta include utilizarea e-mailului, accesul la serverele locale, disponibilitatea tuturor software-urilor legate de locul de muncă, utilizarea copiatorului sau a telefonului. Deși pare simplu, trecerea prin probleme de calculator în prima zi de lucru este una dintre cele mai frecvente (și cele mai frustrante) greșeli din timpul procesului de integrare.

5. Cunoașteți spațiul de lucru. Deși multe lucruri vă sunt evidente, este esențial ca noii veniți să știe unde este totul și la ce servește. Probleme precum locul de toaletă, modul în care funcționează distribuitorul automat de băuturi, modul în care sunt rezervate camerele sau care este numărul de telefon al fiecărui departament sunt de obicei ignorate în multe procese de îmbarcare. Asigurați-vă că noii angajați se familiarizează cu noul lor mediu de lucru, deoarece acest lucru le va oferi siguranță, liniște sufletească și încredere.

6. Sărbătoriți sosirea lor. Angajarea unui nou angajat ar trebui să devină o mare sărbătoare pentru întreaga companie. Pentru a realiza acest lucru, trimiteți un e-mail tuturor lucrătorilor care fac o scurtă prezentare; postează fotografii ale noilor angajați pe pereții biroului sau în bucătărie; aveți cărțile de vizită gata pe birou; sau găzduiți o prezentare informală în prima zi.

7. Faceți cunoștință cu directorul executiv (CEO). Este important ca noii angajați să cunoască managerii de vârf ai companiei (și invers). Acesta servește la implicarea șefilor în procesul de integrare, astfel încât aceștia să dea o față către CEO și astfel încât să știe că pot merge la ei în caz de nevoie. În funcție de cultura companiei, acest lucru se poate traduce printr-o simplă strângere de mână și câteva cuvinte de bun venit sau chiar o masă în prima zi.

8. Aveți un detaliu cu noii angajați. Orice mic detaliu de atenție (chiar afecțiune) cu noii veniți poate face diferența între un proces memorabil de integrare și unul normal. Poate fi un tricou cu sigla companiei și numele dvs.; o sticla de vin; sau invitația la un mic dejun consistent. Orice ar fi, faceți-i să se simtă speciali.

3. Procesul de integrare: prima săptămână

Prima săptămână este vitală pentru obținerea unei noi aterizări cu succes. Cinci zile parcurg un drum lung și în acest timp muncitorul trebuie să poată cunoaște funcționarea generală a departamentului său, să știe care vor fi obiectivele sale, să înceapă să lucreze independent, să stabilească relații personale și să se simtă identificat cu misiunea companiei sale.

Aceste cinci sfaturi vă vor ajuta să ajungeți acolo:

1. Proiectați o foaie de parcurs precisă și rezonabilă. Cea mai bună modalitate de a asigura un program de succes la bord este de a proiecta o serie de etape sau etape prin care trebuie să treacă fiecare nou angajat. Acest lucru, în primul rând, îi ajută pe lucrătorii înșiși să-și gestioneze așteptările și să urmeze o cale bine trasată; pe de altă parte, vă ajută să vă asigurați că toată lumea finalizează integrarea și nu se pierde pe parcurs. Puteți face acest lucru cu un Excel sau cu o listă de verificare.

2. Dozează informațiile. Una dintre cele mai frecvente greșeli este de a elibera cât mai multe informații, dintr-o dată, într-un timp foarte scurt. Angajații tocmai au ajuns la o organizație pe care nu o cunosc: ia-o ușor și dozează informațiile, cu sesiuni scurte de prezentare și amestecând activitățile sociale cu alte activități mai instructive.

3. Managerul: 5 minute în fiecare zi. Asigurați-vă că managerul vorbește zilnic cu noii veniți și face bilanț la sfârșitul săptămânii. Chiar dacă sunt doar 5 sau 10 minute (poate primul lucru dimineața), a arăta interes pentru noii angajați și a răspunde la întrebările lor este o garanție a intrării cu succes. La sfârșitul săptămânii, faceți o sesiune de feedback pentru a afla cum a fost experiența lor în prima lor săptămână.

4. Cunoașteți restul departamentelor. Este important ca noii veniți să nu cadă în niciun ghetou. Pentru a face acest lucru, pregătiți una sau două sesiuni zilnice cu șefii fiecărei echipe a companiei. Astfel, noii angajați nu numai că își vor putea extinde cercul social, ci vor începe să cunoască și structura completă a companiei. De asemenea, puteți avea o gazdă dintr-un departament diferit pentru fiecare zi a săptămânii; sau organizați mese cu profesioniști din diferite echipe.

5. Faceți o fotografie a angajaților. Fie pentru propria dvs. semnătură, pentru organigrama companiei sau pentru orice alt material de comunicare creativă, pregătiți-vă fotograful și nu uitați să faceți un instantaneu al fiecărui nou lucrător. Va fi un alt detaliu care îi va ajuta să se simtă parte a companiei.

4. Integrare continuă

Procesul de integrare nu se încheie cu prima săptămână. Zilele și lunile următoare necesită alte tipuri de activități pentru a finaliza integrarea angajaților. Este timpul să vă adânciți în modelul de afaceri și în particularitățile sectorului dvs., dar și să personalizați procesul de integrare și să răspundeți la particularitățile fiecărui angajat. Există companii în care programele de inițiere pot dura mai mult de un an.

Pentru a nu lăsa treaba pe jumătate terminată, acordați atenție următoarelor șase puncte:

1. Prima lună. Asigurați-vă că managerul dvs. urmărește săptămânal (de exemplu, în fiecare vineri) primele treizeci de zile. Cunoașterea noilor lucrători despre companie a crescut, dar probabil și întrebările lor. Verificați dacă ați finalizat foaia de parcurs din prima lună și oferiți feedback, astfel încât să puteți continua înainte în organizație.

2. Promovează o cultură unică. În procesul de integrare, nu uitați să fiți speciali. Magia este importantă. Angajații noi trebuie să se simtă parte a ceva mai mare în care să se poată dezvolta ca profesioniști și ca oameni. Explicați care este misiunea companiei și ce face pentru a îmbunătăți lumea. Folosiți un element unic al companiei (o melodie, o frază, un logo, o mascotă, o idee ...), astfel încât să se simtă parte a ei.

3. Experți în produsele dvs.. Dacă în primele zile și săptămâni nou-veniții au încercat produsele dvs., este momentul să le cunoască în profunzime. Asigurați-vă că îi cunosc, îi experimentează la prima persoană și înțelege toate particularitățile lor tehnice.

4. Prezentați-le clienților. Într-o lume în care companiile se îndreaptă din ce în ce mai mult către clienții sau consumatorii lor (conceptul orientat spre client este la modă), este vital ca noii angajați să le arate fața. Noii veniți trebuie nu numai să-și cunoască profilul socio-economic (vârstă, venit, locație, studii, stil de viață ...), ci să meargă mai departe și să fie empatici cu el. Dacă este posibil și în funcție de tipul de afacere, asigurați-vă că noii angajați întâlnesc personal unul dintre clienții companiei.

5. Procese, procese, procese. Adesea, procesele de îmbarcare tind să neglijeze procesele necesare care guvernează munca de zi cu zi. Cum sunt delegate sarcinile? Ce tipuri de software și formate sunt utilizate? Care este politica atunci când răspundeți la e-mail? Cum faceți o cerere către un alt departament? Este esențial ca, încetul cu încetul și pe tot parcursul procesului de integrare, angajații să cunoască toate aceste detalii, astfel încât să poată funcționa în birou și să se încadreze în echipamentul organizației.

6. Teambuilding. De asemenea, nu uitați să încurajați socializarea noilor angajați cât de mult puteți. Fie cu mese informale, cu activități ludice în după-amiaza zilei de vineri sau cu participarea la competiții sportive, procesul de integrare trebuie să includă o integrare umană și socială. În primele trei luni, de exemplu, este recomandabil să se realizeze unele teambuilding, astfel încât angajații să se simtă parte a echipei.

Bonus: două sfaturi pentru a atinge excelența în procesul de integrare

1. Gamifică-te la bord. Dacă doriți ca angajații dvs. să aibă o experiență unică, inovatoare și diferită, pariați pe gamificare în procesul de integrare. Jocurile video personalizabile precum ADA primesc noi angajări legate și motivate în timp ce învață despre istoria companiei, politica de cheltuieli, valorile sau cultura. În acest sens, gamificarea poate transforma ceva în mod normal plictisitor (aspecte tehnice ale industriei, conformitate, reglementări financiare etc.) într-o aventură fascinantă.

2. Solicitați feedback pentru a vă îmbunătăți integrarea. De la început până la sfârșit, nu uitați să măsurați tot ce se întâmplă în timpul procesului de îmbarcare și să cereți noilor angajați feedback. Faceți mai multe sondaje în timp (prima săptămână, prima lună, primul trimestru) și măsurați nivelul de satisfacție. Care este punctul slab? Unde se blochează noii veniți? În ce domenii puteți îmbunătăți? Asigurați-vă că obțineți răspunsuri oneste de la noile angajări, deoarece acestea vor fi cele care vă vor oferi cele mai bune idei de îmbunătățire.